🚀botIA

🚀Tutorial Completo – botIA

Configure sua conta do início ao fim: planos, usuários, integrações com WhatsApp (Comum/Business), tags, arquivos de conhecimento, agentes IA, Kanbans (CRM), contatos, campanhas, relatórios e integrações por API. Todo o conteúdo está estruturado em cartões de passos com imagens clicáveis.

➡️ Começar Agora

🚀1º Passo — Acessar o sistema

Acesse www.botIA.chat e clique em “Acessar o sistema” no canto superior direito.

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🔐🔗#passo-1
  • ▸Abra www.botIA.chat.
  • ▸Clique em “Acessar o sistema” no canto superior direito para entrar.
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🔐2º Passo — Cadastro ou login

Entre com seu e-mail e senha, recupere a senha caso necessário ou crie uma conta. Após registrar-se, valide o acesso via e-mail de confirmação.

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✉️🔗#passo-2
  • ▸Se já tem conta, preencha e-mail e senha e clique em “Entrar”.
  • ▸Se esqueceu a senha, clique em “Esqueceu a senha?” e siga o passo a passo para recuperá-la.
🆕🔗#passo-2
  • ▸Se ainda não tem cadastro, clique em “Registrar” e preencha o formulário.
  • ▸Após clicar em “Criar Conta”, um e-mail de confirmação é enviado imediatamente; valide para iniciar o uso da plataforma.
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🧭3º Passo — Conhecendo o sistema

A navegação é feita pelo menu lateral. Expanda funcionalidades, oculte/exiba o menu e acesse configurações de conta e sair.

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📂🔗#passo-3
  • ▸Toda a navegação acontece pelo menu lateral.
  • ▸Use as setinhas para expandir as funcionalidades de cada seção.
🧭🔗#passo-3
  • ▸Para minimizar o menu, clique no “X” no canto superior esquerdo dentro do próprio menu.
  • ▸Para reabrir, clique no botão de três riscos no lado esquerdo central.
  • ▸No canto superior direito, acesse a edição das informações da conta e a opção “Sair”.
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💳4º Passo — Escolher e assinar um plano

No menu lateral, acesse Sistema → Assinaturas, escolha seu plano e confirme. É possível alterar dados do cartão e comprar créditos adicionais.

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🧭🔗#passo-4
  • ▸Menu lateral → “Sistema” → “Assinaturas”.
💳🔗#passo-4
  • ▸Escolha o plano clicando sobre ele e confirme em “Inscrever-se” para informar os dados do cartão e efetivar a inscrição.
  • ▸Para alterar dados do cartão, clique em “Alterar dados do Cartão”.
📈🔗#passo-4
  • ▸Na parte superior da tela, acompanhe informações do plano e consumo.
  • ▸Se o limite mensal for excedido, clique em “Comprar Créditos” para adquirir mais créditos de IA.
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👥5º Passo — Criar e editar usuários

Em Sistema → Usuários, crie novos usuários, edite ou exclua os existentes e defina a hierarquia (Atendente, Gerente, Administrador), que impacta a visualização e a gestão no sistema.

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👥🔗#passo-5
  • ▸Acesse: Sistema → Usuários.
  • ▸Para criar usuários, clique em “+”. A quantidade disponível varia conforme o plano.
  • ▸Para editar ou excluir um usuário ativo, use os botões correspondentes.
  • ▸Defina a hierarquia entre “Atendente”, “Gerente” e “Administrador”, que reflete diretamente na visualização e gestão das informações.
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📲6º Passo — Configurar seu número de WhatsApp

Em Integrações → Conexões, clique em “+”, dê um nome e escolha o tipo de conexão: WhatsApp comum ou WhatsApp Business (plano Profissional).

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🔌🔗#passo-6
  • ▸Acesse: Integrações → Conexões → “+”.
  • ▸Dê um nome para a conexão e escolha o tipo: WhatsApp comum ou WhatsApp Business (apenas no plano Profissional).
📞🔗#passo-6
  • ▸WhatsApp comum: inclua o número no formato COD País + COD Região + Número (ex.: 5541999999999) e clique em “Registrar”.
📲🔗#passo-6
  • ▸Após registrar, você será redirecionado para “Conexões”; clique em “Conectar” para ativar o número e leia o QR Code em WhatsApp → Dispositivos Conectados no seu celular.
🏢🔗#passo-6
  • ▸WhatsApp Business (plano Profissional): na tela de Conexões, escolha “WhatsApp Oficial”.
🧾🔗#passo-6
  • ▸Clique em “Para ter o Phone ID e o WABA ID clique aqui” e siga o passo a passo da Meta. É necessário ter uma conta no Facebook.
🆔🔗#passo-6
  • ▸Se já possui conta no WhatsApp Business, também precisa seguir esse fluxo para associar seu número ao botIA.
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🏢7º Passo — Criar conta no WhatsApp Business (Plano Profissional, para quem ainda não tem conta)

Crie uma conta no WhatsApp Business conectando o Facebook do seu negócio e seguindo o fluxo guiado da Meta.

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🔗🔗#passo-7
  • ▸Conecte o Facebook do seu negócio; idealmente, utilize uma conta verificada para melhor experiência.
▶️🔗#passo-7
  • ▸Clique em “Começar” para iniciar a configuração do WhatsApp Business.
📝🔗#passo-7
  • ▸Preencha todos os dados solicitados e avance nas telas do assistente.
➡️🔗#passo-7
  • ▸Clique em “Avançar” quando indicado no fluxo.
🏷️🔗#passo-7
  • ▸Defina um nome para sua conta do WhatsApp Business e avance.
📞🔗#passo-7
  • ▸Opção 1: receba um número gratuito do próprio WhatsApp e avance.
  • ▸Após essa seleção, a Meta pode levar até 5 dias úteis para validar seus dados.
➕🔗#passo-7
  • ▸Opção 2: use um número próprio — selecione “Adicionar um novo número” e siga o passo a passo. Nessa opção, a ativação e validação costumam ser instantâneas.
🆔🔗#passo-7
  • ▸Ao final do processo da Meta, serão exibidos seu PHONE ID e WABA ID. Copie esses números e inclua-os na tela correspondente do botIA.
  • ▸Clique em “Registrar” e, na próxima tela, use “Conectar” ou “Desconectar” quando necessário.
💳🔗#passo-7
  • ▸Configure uma forma de pagamento após gerar PHONE ID e WABA ID em business.facebook.com, ou a conexão pode falhar.
  • ▸Se estiver transferindo um número existente, desative a autenticação de dois fatores: business.facebook.com → Configurações → Números do WhatsApp → selecione o número → Autenticação de dois fatores (confirmação por e-mail).
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🏷️8º Passo — Criar e editar Tags

Em Gestão → Tags, crie tags para classificar contatos por tipo, fase, status etc. A IA pode adicionar tags automaticamente conforme o teor da conversa.

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🏷️🔗#passo-8
  • ▸Acesse: Gestão → Tags e clique em “+” para criar.
  • ▸As tags ajudam a classificar contatos por tipo, fase da conversa, status e outras categorias de gestão.
🤖🔗#passo-8
  • ▸A IA pode identificar o perfil do cliente e adicionar a tag correspondente.
  • ▸As tags não precisam ter relação entre si e não há limite de contratação.
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📁9º Passo — Adicionar arquivos para a IA aprender

Em Gestão → Arquivos, adicione PDFs que orientarão as respostas do seu Agente IA (apresentações, treinamentos, FAQs, histórico de suporte, materiais de referência de concorrentes etc.).

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📁🔗#passo-9
  • ▸Acesse: Gestão → Arquivos e clique em “+”.
  • ▸Os arquivos devem ser obrigatoriamente em PDF; servem como base de conhecimento do agente.
  • ▸Exemplos: apresentações institucionais, treinamentos, perguntas e respostas, histórico de suporte, materiais de referência de concorrentes etc.
⬆️🔗#passo-9
  • ▸Após clicar em “+”: insira uma descrição para identificação, clique em “Escolher Arquivo” para enviar e finalize em “Cadastrar Arquivo”.
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🤖10º Passo — Criar e editar seu Agente IA

Em Gestão → Agentes IA, clique em “+” para criar. Defina nome, cor, opção “Início?”, descreva o Prompt, inclua arquivos e links e recarregue os dados quando alterar algo.

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🤖🔗#passo-10
  • ▸Acesse: Gestão → Agentes IA e clique em “+” para criar o agente.
🎨🔗#passo-10
  • ▸Na tela de criação, dê um nome ao agente e altere a cor de identificação, se desejar.
  • ▸Marque “Início?” se este agente deve iniciar um atendimento.
🧾🔗#passo-10
  • ▸Clique em “Prompt IA” e descreva com clareza quem é o agente e o que deve responder — pense como treinar um novo atendente humano.
  • ▸Para melhores práticas, peça orientação ao WhatsApp de suporte do botIA, se necessário.
⚙️🔗#passo-10
  • ▸No Prompt, defina regras de ação: criação e inclusão automática de tags; direcionamento para outros agentes IA ou para números externos de WhatsApp; ações de inatividade; aplicação de NPS, entre outras.
  • ▸Use “Ajuda do Prompt” no editor e, se quiser, o “Gerador de Prompt” para guiá-lo.
📚🔗#passo-10
  • ▸Arquivos: clique em “Pesquisar Arquivos IA” e digite o nome; os arquivos precisam ter sido cadastrados antes em Gestão → Arquivos (Passo 9).
  • ▸A inclusão de arquivos ajuda no aprendizado e direcionamento do agente.
🔗🔗#passo-10
  • ▸Links: clique em “+ Adicionar Link” para que o agente use como base de conteúdo.
  • ▸Sempre que atualizar o prompt, adicionar arquivo ou link, clique em “ler os dados novamente” para o sistema recarregar as informações.
🧩🔗#passo-10
  • ▸Especifique no Prompt: tags automáticas; redirecionamento para número externo (formato 55DDDNÚMERO, ex.: 554199999999), deixando claro o comportamento que dispara a ação; pesquisa NPS (como e quando aplicar).
  • ▸Defina a ação de inatividade e, na edição do Prompt, o tempo para disparo (ex.: “Depois de 5 minutos sem resposta, fechar o ticket e enviar agradecimento” — executada apenas uma vez por conversa).
  • ▸Se houver chamadas de API, descreva como e quando utilizá-las. Para dúvidas, use Ajuda → Contato.
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🚀11º Passo — Criar e editar Kanbans (CRM)

Em Gestão → Kanbans, crie quadros para gerenciar seus clientes com tags (crie as tags em Gestão → Tags). A classificação pode ser automatizada pelo Agente IA.

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🗂️🔗#passo-11
  • ▸Acesse: Gestão → Kanbans e clique em “+” para criar um Kanban.
  • ▸Dê um nome ao Kanban e inclua as tags desejadas (tags devem existir em Gestão → Tags).
🏷️🔗#passo-11
  • ▸Exemplo: Kanban “Tipo de Cliente” com tags “cliente ativo” e “potencial cliente” — o Agente IA atribui automaticamente conforme o contexto.
🧩🔗#passo-11
  • ▸Outro exemplo: Kanban “Tipo do atendimento” com tags “Interesse em Contratar” e “Problemas com Cobrança”.
  • ▸Após criar, volte à tela inicial de Kanbans para visualizar todos os quadros; reclassifique contatos arrastando entre colunas, se desejar.
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🔐12º Passo — Contatos: visualizar, criar, editar, importar e exportar

Em Gestão → Contatos, visualize contatos salvos automaticamente pela IA, edite dados, crie novos, importe planilhas no padrão indicado e exporte a base quando necessário.

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👤🔗#passo-12
  • ▸Acesse: Gestão → Contatos.
  • ▸A listagem mostra todos os contatos que já passaram por atendimento; o agente IA alimenta Nome, Telefone, e-mail, Tags, Dono e Imagem do perfil.
  • ▸Para editar, clique em “Editar”, ajuste as informações e salve em “Atualizar cadastro”.
🗂️🔗#passo-12
  • ▸Para criar um contato, clique em “+” e preencha os dados.
  • ▸Para importar, clique em “Importar” e envie o arquivo no formato indicado por “Baixar Arquivo”.
  • ▸Para exportar, clique em “Exportar” para gerar o arquivo com os dados dos contatos.
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🧭13º Passo — Use a seção Serviço: Tickets, CRM, Campanhas e Relatórios

Na seção Serviço do menu lateral estão as funções de uso diário: Tickets, CRM (Kanbans), Campanhas (plano Profissional) e Relatórios.

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🚀🔗#passo-13
  • ▸Você finalizou as configurações. Agora, comece a usar o sistema pela seção “Serviço” do menu lateral.
🎫🔗#passo-13
  • ▸Tickets: acompanhe tickets em andamento, histórico de atendidos e pesquise por usuário, contato, data, tipo de mensagem e tags.
🛠️🔗#passo-13
  • ▸No ticket, é possível: adicionar tags (“adicionar tag”); definir dono de contato (“definir agente”); criar anotações (ícone da prancheta); assumir o controle manual (ícone do balão de chat) e pedir à IA um resumo ou outras informações (botão “robô”).
  • ▸Para fechar um ticket, clique no próprio ticket.
📊🔗#passo-13
  • ▸CRM: visualize Kanbans criados (Gestão → Kanbans) já com contatos classificados por tags; tome decisões gerenciais e reclassifique contatos arrastando entre colunas.
📣🔗#passo-13
  • ▸Campanhas (plano Profissional): crie disparos de mensagens em massa para listas filtradas por uma ou várias tags; defina mensagem padrão, anexos, data/hora e qual agente enviará.
📈🔗#passo-13
  • ▸Relatórios: gere relatórios padronizados; em “Tipo de Relatórios”, escolha o tipo e defina o período (data inicial e final).
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💳14º Passo — Configurações avançadas por API

Para integrações via API com sistemas externos, entre em contato pela seção Ajuda no menu lateral e descreva sua necessidade; a equipe orientará a configuração.

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🧩🔗#passo-14
  • ▸A integração por API permite automações e fluxos avançados entre o botIA e outros sistemas.
  • ▸Acesse Ajuda → Contato, explique sua necessidade e siga as orientações enviadas.
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